BRMP Aceh Perkuat Tata Kelola Arsip Kelembagaan Melalui Pendampingan Teknis di BAST ANRI

Banda Aceh – Balai Besar Penerapan Modernisasi Pertanian (BRMP) Aceh terus memperkuat tata kelola kelembagaan melalui peningkatan kapasitas pengelolaan arsip. Upaya tersebut diwujudkan dengan melaksanakan kunjungan kerja dalam rangka pendampingan arsip kelembagaan ke Balai Arsip Statis dan Tsunami (BAST) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Banda Aceh, pada Selasa (7/7).

Kunjungan yang dipimpin oleh Kepala Bagian Tata Usaha BRMP Aceh, Rizki Ardiansyah, bersama tim BRMP Aceh ini bertujuan memperoleh pendampingan teknis mengenai pengelolaan arsip kelembagaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, sekaligus memperkuat implementasi tata kelola arsip yang tertib, efektif, dan akuntabel di lingkungan BRMP Aceh.

Dalam kegiatan tersebut, tim BRMP Aceh memperoleh pendampingan menyeluruh mengenai siklus pengelolaan arsip dinamis aktif, mulai dari proses penciptaan arsip, klasifikasi, penataan, penyimpanan, hingga mekanisme temu kembali arsip agar informasi dapat diakses secara cepat, tepat, dan efisien ketika diperlukan. Tim juga mempelajari pengelolaan arsip dinamis inaktif, termasuk mekanisme pemindahan arsip ke record center, tata cara penataan, pemeliharaan, serta penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai dasar pengelolaan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.

Selain itu, rombongan berkesempatan melihat secara langsung pengelolaan arsip vital yang disimpan di Central File. Pada sesi ini dijelaskan sistem penyimpanan dan pengamanan arsip yang memiliki nilai strategis bagi organisasi sehingga tetap terlindungi dari risiko kehilangan maupun kerusakan. Tim juga mengunjungi ruang penyortiran dan penilaian arsip untuk memahami proses identifikasi, penilaian nilai guna, hingga penentuan arsip yang dipermanenkan sebagai arsip statis maupun arsip yang disusutkan sesuai masa retensinya.

Rangkaian pendampingan turut memberikan wawasan mengenai proses restorasi arsip, yaitu upaya penyelamatan arsip yang mengalami kerusakan akibat faktor usia, kelembapan, bencana, maupun penyebab lainnya. Melalui proses tersebut, kondisi fisik arsip dipulihkan semaksimal mungkin agar informasi yang terkandung di dalamnya tetap autentik, mudah dibaca, serta dapat dimanfaatkan sebagai bukti administrasi maupun sumber informasi di masa mendatang.

Sebagai Unit Pelaksana Teknis Arsip Nasional Republik Indonesia, Balai Arsip Statis dan Tsunami (BAST) memiliki peran penting dalam menyimpan dan melestarikan arsip statis lembaga negara di wilayah Aceh, termasuk arsip-arsip yang berkaitan dengan peristiwa tsunami Aceh. Selain menjalankan fungsi preservasi arsip, BAST juga membuka layanan akses arsip bagi masyarakat untuk kepentingan penelitian, pendidikan, pembelajaran, maupun pemanfaatan lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Melalui kegiatan pendampingan ini, BRMP Aceh memperoleh referensi dan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip kelembagaan yang diharapkan dapat diimplementasikan di lingkungan kerja. Penguatan sistem kearsipan menjadi bagian penting dalam mendukung tata kelola organisasi yang profesional, transparan, dan akuntabel, sekaligus memperkuat pengelolaan informasi sebagai memori kelembagaan yang bernilai bagi keberlangsungan organisasi.

Kegiatan ini juga menjadi wujud komitmen BRMP Aceh untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi dan arsip kelembagaan melalui kolaborasi dengan instansi yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan. Dengan tata kelola arsip yang semakin baik, diharapkan efektivitas pelayanan administrasi, akuntabilitas organisasi, serta pengelolaan pengetahuan kelembagaan di lingkungan BRMP Aceh dapat terus meningkat secara berkelanjutan.